Tugas Pokok
Seorang Sekretaris
· Menurt Betty Hutchinson dan Carol Milano
Seorang
sekretaris adalah seorang professional. Sebagai profesional, sekretaris diharapkan
menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh
kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
· Menurut
Professional Secretaries International (PSI)
Seorang
sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor,
menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi,
berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan
ruang lingkup wewenang tugasnya.
Berdasarkan
pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa :
Ø Sekretaris
membantu pimpinannya dalam mengurus segala persoalannya.
Ø Sekretaris
harus memiliki rasa tanggung jawab, mandiri, berkompetensi, dapat dipercaya
dalam membantu kelancaran kerja pimpinan.
Ø Sekretaris
harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan atasannya.
Tugas – tugas
pokok seorang sekretaris antara lain :
1. Membuat kearsipan.
2. Korespondensi.
3. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
4. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.
5. Menerima telepon dan menelpon.
6. Mengatur jadwal kegiatan ( agenda ) pimpinan.
7. Mengelola kas kecil ( Petty Cash ).
8. Menangani rapat insidental.
9. Mengurus perjalanan dinas.
10. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.
Berikut ini dua
contoh tugas pokok seorang sekretaris yang akan diuraikan secara jelas, yaitu:
1. Membuat kearsipan.
2. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
I. Membuat Kearsipan
Istilah Arsip
diambil dari kata Archief dalam bahasa Belanda atau Archives
dalam bahasa Inggris. Sebenarnya istilah tersebut berasal dari bahasa Yunani
(Greek). Ada beberapa istilah dalam bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah
arsip, yaitu:
· Archea, artinya
catatan/dokumen mengenai pemerintahan.
· Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
· Archeon/Archeion,
artinya balai kota yang sama artinya dengan Archium dalam bahasa Latin.
Dalam bahasa
Inggris dikenal istilah File yang berarti Berkas atau alat/tempat
untuk menyimpan arsip yang berasal dari kata Felum (Latin) yang berarti benang
atau tali. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administasi Perkantoran
Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan warkat adalah (Record) adalah
setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu
hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Dari keterangan
diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud arsip adalah kumplan
warkat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan
dalam memmpunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar pada seet
yang diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Syarat-syarat
Arsip, yaitu :
a. Merupakan kumpulan warkat.
b. Mempunyai nilai guna.
c. Disimpan menurut sistem tertentu.
d. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Fungsi-fungsi Arsip, yaitu :
a. Sebagai pusat informasi.
b. Sebagai sumber dokumentasi.
c. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.
Jenis-jenis
Arsip, yaitu :
a. Ditinjau dari kepentingannya.
b. Ditinau dari fisiknya.
c. Ditinjau dari isinya.
d. Ditinjau dari pemiliknya.
e. Ditinjau dari fungsinya.
Tujuan
Pengelolaan Arsip, antara lain:
a. Memelihara arsip dengan baik.
b. Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali
secara cepat dan tepat pula.
c. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.
d. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.
e. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.
Sistem
Penyimpanan Arsip antara lain :
a. Sistem Abjad ( Alphabetical ).
b. Sistem Masalah ( Subject ).
c. Sistem Tanggal ( Chronologic ).
d. Sistem Wilayah ( Geographic ).
Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan
penciptaan arsip, penyimpanan ( filling ) dan penemuan kembali ( finding ),
penyelamatan arsip ( pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan ) dan penyusutan
arsip ( pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan ).
Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman
untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
cepat dan tepat. Filing sistem ( penyimpanan/penataan arsip ), merupakan salah
satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan
penemuan kembali ( finding ).
Filling sistem
mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Menghemat waktu.
2. Menghemat
tenaga.
3. Menghemat
tempat.
Ciri-ciri filling sistem yang
baik, diantaranya adalah :
1. Tidak memakan tempat, letak ( lay out ) dibuat seefektif dan seefisien
mungkin.
2. Sederhana dan praktis, mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-nelit.
3. Mudah dicapai, penyimpanan surat/warkat harus dapat dengan mudah diambil
dan digapai.
4. Ekonomis, tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan,
tenaga, dan cara pengerjaan.
5. Cocok dan tepat guna, disesuaikan dengan tujuan/kepentingan.
6. Fleksibel, mudah dikembangkan apabila dan perluasan kerja dan mudah
dilaksanakan.
7. Klasifikasi yang khusus, keanekaragaman arsip dapat menimbulkan
kesulitan.
8. Aman, bebas kerusakan karena penyimpanan, karena terpelihara dari
gangguan serangga rayap, air, debu, dan sebagainya.
Hal-hal yang
perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem filling/kearsipan yang akan
dipergunakan adalah sebagai berikut:
1. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup, dan jenis
lembaga/instansi/organisasi.
2. Menentukan klasifikasi yang paling tepat untuk sistem kearsipan yang akan
dipergunakan.
3. Menentukan sifat warkat yang akan diarsipkan, permanen atau dapat dipindah-
pindahkan, cepat dimusnahkan atau lama disimpan dan sebagainya.
4. Ruangan yang bagaimana yang diperlukan.
5. Pertimbangan anggaran biaya, yang terbaik adalah dengan biaya kecil dapat
menyelenggarakan sistem kearsipan yang baik.
6. Penggunaan alat dan tenaga manusia yang seefektif dan seefisien mungkin.
7. Penentuan asas kearsipan yang akan dipakai, Sentralisasi atau
Desentralisasi atau gabungan.
Dalam penyimpanan atau penataan arsip diperlukan tersedianya sarana sebagai
berikut :
- Daftar klasifikasi.
- Kode arsip.
- Indeks.
- Tunjuk silang.
Peralatan dan perlengkapan penyimpanan meliputi :
1. Filling cabinet.
2. Guide.
3. Folder.
4. Rak sortir.
5. Kartu indeks.
6. Laci kartu indeks.
II. Merencanakan dan Melakukan Pertemuan
Berdasarkan
Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan
bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan
ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
Dalam buku
Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah
kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah
atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu
persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang
disepakati/disetujui bersama.
Berdasarkan
beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu
organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun
nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
Jadi, dalam
setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering
mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer (
sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat
dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat.
Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat
yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di
tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah
makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang
berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat
harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga
tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan
berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.
· Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan
rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
· Jenis-Jenis
Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang
sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat
dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung
cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
· Syarat-Syarat
Rapat
Rapat dapat
dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat
yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah
syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan
dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a) Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b) Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c) Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak
ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d) Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta
rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai
tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui
syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat
harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis
besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
· Unsur-Unsur
Rapat
Rapat yang
termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
· Prosedur Rapat
Istilah
prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada
saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan
dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan
umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur
pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
1. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah,
tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat
sebelumnya.
2. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat
dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan
keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim,
menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan
fungsi dan kedudukannya.
3. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan
rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama.
Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai
kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
4. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya
acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya
acara rapat.
5. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula
rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah
rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau
didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir
pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara
sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas
empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat
unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu
jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya
suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan
ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan
penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti
konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan
fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar
objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti
film, audio rekaman, dan slide show.
· Etika Rapat Dan
Gaya Komunikasi.
Salah satu
etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan
melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan
etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau
ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi
sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang
yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya
komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila
memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai
berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa
persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus
diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan
keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
gaya komunikasi, antara lain :
1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat
dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi
seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima
unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat
menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat
mempengaruhi pembicaraan antara lain :
1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.
· Teknik Membuka
Dan Menutup Rapat
Teknik membuka
rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar
secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan
dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para
pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a) Penggunaan data.
b) Anekdot.
c) Membuat pertanyaan.
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar