Menjadi seorang
Sekretaris itu tidak gampang, memang dikatakan sulit tapi kalau kita ikuti
alurnya pasti semuanya itu akan bisa. Seorang Sekretaris juga tidak sekedar
pintar tapi juga harus terampil dan Displin untuk menjalankan suatu tugas.(Baca Selanjutnya.....)
Selasa, 02 Juli 2013
Menjadi Sekretaris Pintar
" BE SMART SECRETARY"
1. Receptionis atau Juru
MENJADI SEORANG SEKRETARIS YANG PINTAR
Menjadi seorang
Sekretaris itu tidak gampang, memang dikatakan sulit tapi kalau kita ikuti
alurnya pasti semuanya itu akan bisa. Seorang Sekretaris juga tidak sekedar
pintar tapi juga harus terampil dan Displin untuk menjalankan suatu tugas.
Sekretaris
identik dengan pekerjaan yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan.
Seperti halnya publik relation, seorang sekretaris juga dituntut punya
penampilan menarik dan profesional. Sekretaris adalah seseorang yang
dipercaya yang pekerjaannya membantu, memperlancar dan mempermudah
pekerjaan pimpinan dalam bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan bisa
tercapai. Seorang sekretaris juga harus bisa menjaga kode etiknya sebagai sekretaris
dan juga harus menjaga kepercayaan dan kerahasiaan perusahaan. Sebagai
seorang sekretaris maka harus memiliki keterampilan, pengetahuan dan wawasan
yang yang luas karena seorang sekretaris dituntut untuk bekerja keras, bekerja
cerdas dan juga bekerja dengan teliti. Seorang sekretaris itu adalah otaknya
perusahaan. Jadi apa yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi dalam
pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Sekretaris
berasal dari kata secretum(bahasa latin)yang artinya rahasia.Jadi yang dimaksud
sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau
segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.Sehingga salah satu tugas
sekretaris adalah menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau
perusahaan.Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya
membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Jadi sekretaris dapat disebut
pembantu pimpinan.Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena tanpa adanya
sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-tugasnya.Jadi
sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan
mudah.Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena
membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan
mengikuti jenjang pendidikan formal
A. Pengertian
Sekretaris
Tugas pimpinan dalam suatu perusahaan sangatlah
banyak, sehingga dia harus mengetahui setiap detail dari bidang yang
diembannya. Oleh sebab itu untuk
melancaran tugas-tugas ini maka segala sesuatu tugas yang berhubungan dengan
administrasi kantor akan diserahkan pada seorang sekretaris.
Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas-tugas
pimpinan diperlukan sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui
dengan tepat tugas pokok perusahaan dan pimpinannya. Serta tugas pokok dan tanggung jawabnya
sendiri.
Jadi pengertian sekretaris itu sendiri dapat dilihat
dari asal kata yang berasal dari bahasa Inggris “Secretary”. Kata ini dari perkataan latin “Secretum”
yaitu berarti rahasia, Jadi sekretaris
adalah yang menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, seorang yang dapat
memegang rahasia.
Dengan perkembangan dunia perkantoran saat ini
mengakibatkan tugas sekretarispun menjadi berkembang, dan pengertian
sekretarispun berubah seperti yang dijabatkan menurut “Perhimpunan Sekretaris
Internasional” (PSI), yaitu:
“Seorang asisten pimpinan yang menguasai keterampilan
perkantoran dan dapat memikul tanggung jawab tanpa pengawasan terus menerus
dari atasanm mempunyai inisiatif serta
dapat mengambil keputusan sesuai dengan batas wewenang yang diberikan kepadanya”.
Dalam prakteknya seorang sekretaris mempunyai citra di
masyarakat yang ternyata merupakan gambaran kerja sekretaris pada masanya.
CITRA LAMA
1. Tugas
utamanya hanya sebagai juru ketik dan menerima dikte dengan steno
2. Tidak ada
penngkatan karir sampai ke tingkat manajer
3. Dianggap
sebagai profesi yang tdak mempunyai ambisi
4. Diberikan
sdikit tanggung jawab
5. Tidak perlu
pintar karena hanya pajangan kantor
6. Harus cantik
dan berpakaian yang seksi
CITRA BARU
1. Sebagai staf
profesional yang terpenting bagi pimpinan dan perusahaan
2. Mempunyai
jenjang karir yang jelas sampai tingkat manajer
3. Harus pintar
dan menguasai pengetahuan, keterampilan dan bahasa
4. Bekerja
dengan banyak berkomunikasi
5. Berpenampilan
profesional
6. Tanggung
jawab sangat besar atas kelancaran tugas pimpinan
B.
Jenis
Sekretaris
Sekretaris setiap perusahaan tidaklah sama tingkat
pendidikan dan pengalamannya, tetapi ada hal yang harus diingat yaitu jenis
jabatan sekretaris yang diberikannya, hal ini dilihat dari beban tanggung jawab
yang dipikulnya :
1.
Sekretaris
Organisasi
Seorang yang memimpin suatu sekretarait dari suatu
instansi pemerintah tertentu. Sekretaris
organisasi di samping bekerja atas instruksi pimpinan, juga memiliki wewenang
untuk ikut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan,
melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, dengan kata lain sekretaris
organisasi melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan,
pengkoordinasian, pengerakkan dan pengawasan.
Contoh :
a.
Sekretaris
Jenderal
b.
Sekretaris
Wilayah Daerah
c.
Sekretaris
Perusahaan
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang membantu tugas
seseorang atau jawaban dalam hal administarsi.
Jabatan ini ada 2 katagori utana, yaitu sekreatris yang bekerja pada
perusahaan dan sekretaris yang bekerja pada perorangan, pembagiannya adalah :
a.
Sekretaris pribadi perorangan
adalah seorang yang membantu seseorang tertentu secara
pribadi, Sekretaris ini membantu
mengelola kegiatan dan pekerjaan administrasi dari kegiatan perorangan, Sekretaris ini diangkat dan digaji atas
prakarsa perorangan.
Contoh :
- Sekretaris dari seorang bintang
film
- Sekretaris dari seorang profesor
atau peneliti
b. Sekretari pribadi jabatan
Seorang yang membantu pimpinan yang bertugas
mengerjakan tugas-tugas kantor.
Sekretaris ini diangkat dan digaji oleh perusahaan yang ditugaskan
membantu pimpinan. Terkadang sekretaris
jabatan ini tidak semata mengerjakan tugas yang berhubungan dengan kantor,
tetapi juga ada beberapa pekerjaan yang bersifat ribadi dikerjakan oleh
sekretaris ini, seperti pembayaran kartu kredit, pembayaran listrik rumah
pimpinan dan lainnya.
Contoh :
-
Sekretaris manajer
-
Sekretaris direktur
C. Jenjang Jabatan di Lingkungan Sekretaris
Jenjang karir di lingkung sekretaris pada masa dulu
tidak berkembang artinya apabila seorang telah menjadi sekretaris maka
selamanya dia akan menjadi sekretaris saja.
Tetapi hal ini tidak berlaku lagi, jenjang sekretaris pada masa ini
begitu terbuka sampai pada jenjang yang cukup baik yaitu jabatan manajer.
1. Receptionis atau Juru
Jenjang di lingkungan sekreatris yang paling rendah,
dimana sekretais disini hanya mengerjakan satu bidang pekerjaan, seperti
receptionis hanya melayani tamu di depam kantor, juru tik hanya mengetik, juru
arsip hanya menangani arsip dan juru lainnya seperti juru surat, juru catat,
dan operator telepon.
.
2. Sekretaris Yunior
Jabtan setingkat lebih tinggi dari jabatan di atas,
karena tugas dari sekretaris yunior ini lebih banyak, yaitu mengerjakan
beberapa ketermpilan administrasi seperti, mengetik, mengarsip, membuat surat
dan lainnya, tetapi tidak menangani pengelolaan waktu pimpinan. Tanggung jawab dan instruksi dari sekretaris
yunior diberikan oleh sekretaris senior yang menjadi supervisornya. Artinya sekretaris yunior tidak terlibat
langsung pada kegiatan membantu pimpinan.
3. Sekretaris
Jabatan yang paling lengkap dalam hal tugas dan
tanggung jawabm karena seorang sekretaris ini bekerja sendiri dan tidak
mempunyai bawahan, sehingga pekerjaan pengelolaan waktu pimpnan dan pekerjaan
administrasi pimpinan dilakukan sendiri.
Jenis jabatan ini yang paling banyak terdapat pada dunia idustri.
4. Sekretaris Senior
Jabatan ini tugas utamanya adalah mengatur kegiatan
pimpinan tetapi untuk pekerjaan yang bersifat adinistrasi seerti mengetik
surat, menangani arsip dilakukan oleh bawahannya yaitu sekretaris yunior. Dalam arti bahwa jabatan ini dalam bertugas
mempunyai bawahan yang memperlancar kegiatan administrasinya. Dan untuk jabatan ini yang paling dibutuhkan
adalah kemampuan manajemen dan komunikasi yang baik.
5. Sekretaris Eksekutif
Jabatan sekretaris ini bertugas membawahi satu unit
divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan, artinya jabatan ini adalah
seorang manajer dalam bidang administrasi dari seluruh unit diperusahaan
tersebut, pada prakteknya tidak banyak perusahaan yang mempunyai unit ini.
Sehingga jabatan ini di kantor juga tidak terlalu banyak. Jabatan ini membawahi beberapa bawahan yang
membantunya dalam pengelolaan unit tersebut.
6. Manajer
Sekretaris yang telah mempunyai pengalaman dan
keterampilan tambahan dalam bidang manajemen, terkadang mendapat kesempatan
untuk menduduki jabatan manajer dalam beberapa bidang di lingkungan perusahaan,
seperti manajer umum, manajer personalia, manajer keungan dan lainnya. Berdasarkan pengalaman bahwa manajer yang
pernah menjadi sekretaris akan mempunyai
pola kerja yang baik terutama dalam hal administrasi dan pengelolaan waktu
pekerjaan.
D. Masa Depan Sekretaris
Melihat
perkembangan dunia perlengkapan komunikasi saat ini, terutama dalam peralatan
komunikasi telepon selular dan kecanggihan dari komputer laptop saat ini,
mendorong seorang atasan berubah dalam pola kerja, yaitu atasan saat ini lebih
senang mengatur jadwal kegiatannya sendiri dan juga dalam hal menerima tamu
atas mengatur sendiri. Tentu saja ini membuat pekerjaan sekretaris menjadi
berubah, hal ini yang telah terjadi dibeberapa negara maju seperti di Amerika
dan Eropa, saat ini tidak ada lagi jabatan dengan sebutan sekretaris. Jabatan ini telah berubah sesuai dengan
beban tanggung jawab yang dimilikinya, demikian juga jenjang jabatan di
lingkungan sekretaris telah berubah menjadi :
- Office Administrative II
Atau sering disebut sebagai
Juru, atau jabatan yang hanya mengerjakan pada 1 bidang pekerjaan saja.
- Office administrative I
Adalah jabatan yang hampir
sama dengan administrasi II, hanya pada pekerjaannya mengerjakan beberapa
bidang pekerjaan.
- Junior Administrative Assistant
Seorang yang mengerjakan
hampir seluruh bidang pekerjaan administrasi, tetapi atasannya bukan pengambil
keputusan (seorang administrative
assistant) dan masa lalu disebut sebagai yunior sekretaris.
- Administrative Assistant
Pada masa lalu disebut sebagai
sekretaris, adalah seorang yang mengatur seluruh pekerjaan administrasi atasan.
- Executive Administrative Assistant
Masa lalu disebut sebagai
senior sekretaris, adalah seorang sekretaris yang menangani seluruh kegiatan
atasan, tetapi pada saat bekerja, sebagian pekerjaannya diserahkan pada
bawahannya. ,
- Office manager
Pada masa lalu disebut sebagai
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang membawahi bagian atau satu unit
organisasi diperusahaan yang bergerak pada bidang administrasi seperti
Sekretariat,
Oleh saya sendiri Anna
Maria Goran
Sabtu, 29 Juni 2013
Mimpi adalah hal yang terindah dalam hidup kita,semuanya itu harus punya mimpi dalam perjalanan study tour ini memberikan kita pelajaran untuk tahu segalanya tentang hala-hal dalam dunia kerja srta tanggung jawab yang kita hadapi.
Study tour juga memberi kita wawasan yang luas bukan sekedar cuma jalan-jalan dan sangat bermanfaat bagi apa lagi bagi kita sekretaris,seringkali juga kita tidak merasa penting dalam hal ini tapi ini semua adalah dalam perjuangan kita dalam menghadapinya.
Minggu, 02 Juni 2013
Jalan-jalan
JALAN-JALAN
SURABAYA-MALANG
Perjalanan Surabaya-Malang
sangat menyenangkan,dlam perjalan tersebut banyak hal yang aku alami baik
dengan teman-temanku atau kah aku sendiri.Perjalanan ini juga bisa membuat aku
tahu sebenarnya dalam bekarja dalam suatu perusahaan tersebut,aku sangat senang
walaupun sedikit capeh,hal ini juga dapat membuat aku bisa membina suatu
Persaudaraan untuk bisa menimati hal tersebut.
Dalam perusahaan tersebut itu juga ada yang sangat
Displin dan teratur untuk menghadapi suatu pekaerjaan,Study Tour ini sangat
membuat aku bisa lebih mengenal hal-hal yang aku belum ketahui,Aku sangat
bahagia untuk menghadipi semuanya aku alami dalam malakukan dalam perjalan ini.
Pada saat menikmati kebun Apel itu juga ada yang sangat
menyenangkan dalam menghadapi teman-teman kita dalam Perkebunan Apel
tersebut,apelnya begitu banyak dan segar dan pada saat itu hujan jadi agak
lumayan malas.Makanan yang kami nikmati juga sangat enak,itu adalah perjalanan
yang manyengkan,sesampainya di BNS kami diberi kebebasan untuk menikmati
suasana Malam yang Indah di BNS.
Langganan:
Postingan (Atom)