Jumat, 10 Mei 2013

korespodensi penting dalam seorang Sekretaris



Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa :
Ø Sekretaris membantu pimpinannya dalam mengurus segala persoalannya.
Ø Sekretaris harus memiliki rasa tanggung jawab, mandiri, berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu kelancaran kerja pimpinan.
Ø Sekretaris harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan atasannya.
Tugas – tugas pokok seorang sekretaris antara lain :
1. Membuat kearsipan.
2. Korespondensi.
3. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
4. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.
5. Menerima telepon dan menelpon.
6. Mengatur jadwal kegiatan ( agenda ) pimpinan.
7. Mengelola kas kecil ( Petty Cash ).
8. Menangani rapat insidental.
9. Mengurus perjalanan dinas.
10. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.
Berikut ini dua contoh tugas pokok seorang sekretaris yang akan diuraikan secara jelas, yaitu:
1. Membuat kearsipan.
2. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
I. Membuat Kearsipan
Istilah Arsip diambil dari kata Archief dalam bahasa Belanda atau Archives dalam bahasa Inggris. Sebenarnya istilah tersebut berasal dari bahasa Yunani (Greek). Ada beberapa istilah dalam bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah arsip, yaitu:
· Archea, artinya catatan/dokumen mengenai pemerintahan.
· Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
· Archeon/Archeion, artinya balai kota yang sama artinya dengan Archium dalam bahasa Latin.
Dalam bahasa Inggris dikenal istilah File yang berarti Berkas atau alat/tempat untuk menyimpan arsip yang berasal dari kata Felum (Latin) yang berarti benang atau tali. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan warkat adalah (Record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Dari keterangan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud arsip adalah kumplan warkat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan dalam memmpunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar pada seet yang diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Syarat-syarat Arsip, yaitu :
a. Merupakan kumpulan warkat.
b. Mempunyai nilai guna.
c. Disimpan menurut sistem tertentu.
d. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Fungsi-fungsi Arsip, yaitu :
a. Sebagai pusat informasi.
b. Sebagai sumber dokumentasi.
UNIVERSITAS MERAH PUTIH
PERPUSTAKAAN
Jalan Tujuhbelas 8, Yogyakarta
Telepon (023) 345678, Faksimile (023) 987654
E  mail: ump@gamail.com
Nomor: 12/UMP/I/1993                                                                                12 Januari 1993
Lamp   : 1 hl. Daftar Buku

Yth. Pimpinan Toko Buku Warga Cerdas
Jakarta



Hal: Pembelian Buku Administrasi


Dengan hormat,

            Kami mengharapkan dapat memperoleh buku berjudul ADMINISTRASI karangan Dra. Ministrativasari sebanyak 900 eks.Sehubungan dengan terkirimnya surat ini kami kirimkan pila lewat weselpos uang sebanyak Rp. 9000.000,00 guna membayar harga pembelian buku tersebut,di samping ini kami juga mengharapkan dapat memperoleh informasi lebih lanjut dengan harga buku-buku tersebut.

Demikian pemberitahuan atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.






                                                                                                                   Direktur,



                                                                                                                  Finansiriawati









PT ASURANSI JIWA TUGU MANDIRI
LIFE, PENSION AND HEALTH INSURANCE
Jalan Imam Bonjol 12, Yogyakarta
Telepon (0274) 353543, Faksimile (0274) 858567
E  mail: ajtm@gamail.com
Nomor: 123/TM/VIII-HRD/96                                                                    5 Agustus1996


Yth. Direktur Lembaga Pelatihan
Manajemen “ SDM Indonesia “
Permata Timur, Blok A No. 11
Jakarta Timur


                                          
Hal: Pelatihan Manajemen Karyawan Tugu Mandiri


Dengan hormat,

          Sehubungan dengan rencana pelatihan manajemen untuk karyawan PT Asuransi Jiwa Tugu Mandiri bekerja sama dengan Lembaga Pelatihan manajemen “ SDM Indonesia “ , dengan ini diberitahukan bahwa waktu bagi karyawan untuk mengikuti pelatihan tersebut adalah
         
          Hari/tanggal : Senin dan Selasa, 12 dan 13 Agustus 1996
          Pukul            : 13.00- 17.00
          tempat          : Ruang Rapat PT Asuransi Tugu Mandiri
                              Gedung Interprise Lt. 6, Jln. HR. Rasuna Said Kav. C- 5
                              Kuningan, Jakarta 12940
                              Telepon (021) 5213111, 35 Fax. 62- 21 5213137


        Demikian pemberitahuan atas perhatian dan kerja sama Bapak kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                            
                                                                                                                Hormat kami,


  
                                                                                                               Ir. Huda Hidayat
                                                                                                               Manajer HRD

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar