Seorang
sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor,
menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif
dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup
wewenang tugasnya.
Berdasarkan
pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa :
Ø Sekretaris
membantu pimpinannya dalam mengurus segala persoalannya.
Ø Sekretaris
harus memiliki rasa tanggung jawab, mandiri, berkompetensi, dapat dipercaya
dalam membantu kelancaran kerja pimpinan.
Ø Sekretaris
harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan atasannya.
Tugas – tugas
pokok seorang sekretaris antara lain :
1. Membuat kearsipan.
2. Korespondensi.
3. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
4. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.
5. Menerima telepon dan menelpon.
6. Mengatur jadwal kegiatan ( agenda ) pimpinan.
7. Mengelola kas kecil ( Petty Cash ).
8. Menangani rapat insidental.
9. Mengurus perjalanan dinas.
10. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja.
Berikut ini dua
contoh tugas pokok seorang sekretaris yang akan diuraikan secara jelas, yaitu:
1. Membuat kearsipan.
2. Merencanakan dan melakukan rapat/pertemuan.
I. Membuat Kearsipan
Istilah Arsip
diambil dari kata Archief dalam bahasa Belanda atau Archives
dalam bahasa Inggris. Sebenarnya istilah tersebut berasal dari bahasa Yunani
(Greek). Ada beberapa istilah dalam bahasa Yunani yang berkaitan dengan istilah
arsip, yaitu:
· Archea, artinya
catatan/dokumen mengenai pemerintahan.
· Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
· Archeon/Archeion,
artinya balai kota yang sama artinya dengan Archium dalam bahasa Latin.
Dalam bahasa
Inggris dikenal istilah File yang berarti Berkas atau alat/tempat
untuk menyimpan arsip yang berasal dari kata Felum (Latin) yang berarti benang
atau tali. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administasi Perkantoran
Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan warkat adalah (Record) adalah
setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu
hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Dari keterangan
diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud arsip adalah kumplan
warkat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan
dalam memmpunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar pada seet
yang diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Syarat-syarat
Arsip, yaitu :
a. Merupakan kumpulan warkat.
b. Mempunyai nilai guna.
c. Disimpan menurut sistem tertentu.
d. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
Fungsi-fungsi Arsip, yaitu :
a. Sebagai pusat informasi.
b. Sebagai sumber dokumentasi.
UNIVERSITAS MERAH PUTIH
PERPUSTAKAAN
Jalan Tujuhbelas 8, Yogyakarta
Telepon (023) 345678, Faksimile (023) 987654
E mail: ump@gamail.com
Nomor:
12/UMP/I/1993 12 Januari 1993
Lamp : 1 hl. Daftar Buku
Yth. Pimpinan
Toko Buku Warga Cerdas
Jakarta
Hal: Pembelian Buku Administrasi
Dengan hormat,
Kami mengharapkan dapat memperoleh
buku berjudul ADMINISTRASI karangan Dra. Ministrativasari sebanyak 900
eks.Sehubungan dengan terkirimnya surat ini kami kirimkan pila lewat weselpos
uang sebanyak Rp. 9000.000,00 guna membayar harga pembelian buku tersebut,di
samping ini kami juga mengharapkan dapat memperoleh informasi lebih lanjut
dengan harga buku-buku tersebut.
Demikian pemberitahuan atas
perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Direktur,
Finansiriawati
PT
ASURANSI JIWA TUGU MANDIRI
LIFE,
PENSION AND HEALTH INSURANCE
Jalan Imam Bonjol 12, Yogyakarta
Telepon (0274) 353543, Faksimile (0274) 858567
E mail: ajtm@gamail.com
Nomor: 123/TM/VIII-HRD/96
5 Agustus1996
Yth. Direktur
Lembaga Pelatihan
Manajemen “ SDM
Indonesia “
Permata Timur,
Blok A No. 11
Jakarta Timur
Hal: Pelatihan Manajemen Karyawan Tugu Mandiri
Dengan hormat,
Sehubungan dengan
rencana pelatihan manajemen untuk karyawan PT Asuransi Jiwa Tugu Mandiri
bekerja sama dengan Lembaga Pelatihan manajemen “ SDM Indonesia “ , dengan ini
diberitahukan bahwa waktu bagi karyawan untuk mengikuti pelatihan tersebut
adalah
Hari/tanggal : Senin
dan Selasa, 12 dan 13 Agustus 1996
Pukul : 13.00- 17.00
tempat : Ruang Rapat PT Asuransi Tugu Mandiri
Gedung
Interprise Lt. 6, Jln. HR. Rasuna Said Kav. C- 5
Kuningan,
Jakarta 12940
Telepon
(021) 5213111, 35 Fax. 62- 21 5213137
Demikian pemberitahuan atas perhatian dan kerja sama Bapak kami ucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
Ir. Huda Hidayat
Manajer HRD
Tidak ada komentar:
Posting Komentar